Administração

Atualizações no site da Secretaria da Administração

Servidor responsável: Luiz Antonio Ferreira Junior, Seção de Orçamento
Última atualização: 30/4/2021

Na Secretaria da Administração temos o foco na melhoria contínua de nossos processos de trabalho. Para tanto realizamos uma série de atualizações no site da secretaria e queremos apresenta-las abaixo.

Situação Anterior

Primeiramente fizemos um inventário de tudo que estava publicado. Documentos, formulários, legislações, fotos e vídeos. Cerca de 60 conteúdos foram encontrados e classificados para averiguar se continuam atendendo às necessidades atuais.

O site contava com 05 subpáginas, nossos ‘Destaques’, que concentravam diferentes conteúdos de interesse.

  • COVID-19
  • Publicações
  • Biblioteca
  • Secretaria
  • Padronização
  • Formulários

Esta organização não era clara o suficiente, pois em vários testes houve dúvida onde um documento novo deveria ser postado.

Planejamento

Nós chegamos a conclusão que uma pessoa pode ter três ‘grupos de interesses’ diferentes, cada um com sua necessidade específica. Estes são nossos usuários.

Munícipe

Precisa ter acesso a informações gerais sobre a Secretaria.

Fornecedor

Precisa de auxílio para resolver uma questão burocrática com a Secretaria.

Servidor Público

Precisa de informações para realizar seu trabalho.

Os conteúdos já publicados e as necessidades dos usuários são a base para a reformulação no site. A organização atual é esta:

  • Ações durante o Estado de Calamidade: que só é utilizado em momentos de crise, como a Pandemia do Coronavírus.
  • Prestação de Contas: com acesso a relatórios e consultas de interesse geral, produzidos pela Secretaria.
  • Normas e Legislações: com as instruções normativas próprias e link para acesso aos principais decretos e leis que são relacionados ao trabalho da Secretaria.
  • Servidores e Fiscalizadores: contendo informações para que o público interno da Prefeitura possa estar alinhado sobre procedimentos, manuais, prazos e modelos de documentos utilizados em sua rotina.
  • Central do Fornecedor: com informações para fornecedores como horários de funcionamento e entrega, dúvidas frequentes e orientações gerais.

 

São três os tipos de conteúdo publicados:

  1. Páginas com agregados de Links, para os Destaques Ações durante o Estado de Calamidade, Prestação de Contas e Normas e Legislações;
  2. Páginas de Manuais, para o Destaque Servidores e Fiscalizadores
  3. Páginas Wiki, para os Destaques Servidores e Fiscalizadores e Central do Fornecedor

Importante ressaltar que Páginas Wiki são conteúdos altamente interligados e explicativos sobre o nosso funcionamento. Como uma Wikipedia da Secretaria da Administração.

Design

Para facilitar a navegação dentro do site, criamos um esquema de cores que é derivado do Brasão da Prefeitura.

Então aplicamos estas cores à arte utilizada nos Destaques, pois apesar da aparência simples e séria foi percebido que pessoas com baixa visão não conseguiam entender o que estava escrito.

O design atual mantém a formalidade, sendo moderno e melhorando a visibilidade para quem possui baixa visão
Design anterior era formal, porém tinha pouca visibilidade

Execução

O cronograma foi dividido da seguinte maneira:

Cronograma de Entregas

  • Entrega – 30 de Março
    • Ações durante o Estado de Calamidade
    • Prestação de Contas
    • Normas e Legislações
  • Entrega – 30 de Abril
    • Administração da Frota
    • Administração de Materiais de Consumo e Bens Permanentes
    • Administração Predial e de Locação
    • Administração de Serviços de Concessão
    • Contatos SEAD
  • Entrega – 10 de Maio
    • Administração de Licitações
    • Administração da Tecnologia da Informação
  • Entrega – 17 de Maio
    • Central do Fornecedor

Toda coleta de informações foi feita através de entrevistas com os setores e em buscas por manuais e orientações previamente elaborados. Tudo que já foi produzido foi aproveitado de alguma forma.

Padronização de Documentos

É comum que cada setor elabore o mesmo documento de maneira diferente. Um dos objetivos alcançados pelo projeto foi padronizar documentos de uso comum além de garantir que todos estejam disponíveis. Não sofreram alterações os documentos que estão publicados como anexo de leis, decretos ou instrução normativa.

Entrega de 30 de Abril

Este artigo é um compilado da Entrega de 30 de Abril, relata o que foi entregue na Entrega de 30 de Março e o que será entregue nas demais.

Esperamos que as mudanças possam melhorar o uso do site e das rotinas da secretaria para melhor servir aos munícipes.

Quaisquer dúvidas e sugestões não hesite em mandar um e-mail.

Destaques