Instrução Normativa nº 2/2024

RERRATIFICAÇÃO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA SEAD N° 02/2024
Leia no Jornal do Município

Luciana Mendes da Fonseca, Secretária de Administração, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município e pelo disposto no Decreto n° 22.664, de 02 de março de 2017, alterado pelo Decreto n° 26.118, de 25 de fevereiro de 2021.

RETIFICA

Art. 5° – Dos requisitos mínimos da pesquisa de mercado:

Onde se leu:

IV – Todas as compras cujo valor estimado exceder o limite estabelecido no inciso II, do Art. 75 da Lei 14133/2021, serão submetidos à análise do Núcleo de Avaliação de Compatibilidade de Preços (NACP), conforme portaria SEAD 03/2024, que em caso de conformidade, dará continuidade ao fluxo ordinário de compra.

Leia-se:

IV – Todas as compras cujo valor estimado exceder o limite estabelecido no inciso I, do Art. 75 da Lei 14.133/2021 (servindo apenas de referência de valor, independente da modalidade de compra), serão submetidos à análise do Núcleo de Avaliação de Compatibilidade de Preços (NACP), conforme portaria SEAD 03/2024, que em caso de conformidade, dará continuidade ao fluxo ordinário de compra.

Art. 6° – Os procedimentos para a realização de contratações públicas obedecerão ao fluxo do ANEXO I, perscrutando à seguinte rotina: (Vide abaixo)

Palácio dos Tropeiros, em 20 de março de 2024, 370° da Fundação de Sorocaba.

LUCIANA MENDES DA FONSECA

SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO

 

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA SEAD N° 02/2024

Veja no Jornal do Município

(Altera os dispositivos e dá nova redação a Instrução Normativa SEAD nº 17/2021 que dispõe sobre a padronização das rotinas e procedimentos relativos às contratações públicas no Município de Sorocaba).
Luciana Mendes da Fonseca, Secretária de Administração, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município e pelo disposto no Decreto n° 22.664, de 02 de março de 2017, alterado pelo Decreto n° 26.118, de 25 de fevereiro de 2021.
CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a participação e definir responsabilidades de todas as Secretarias no processo de contratações públicas, em todas as modalidades de licitação, no Município de Sorocaba;
CONSIDERANDO também a necessidade de regulamentar e padronizar rotinas e procedimentos de contratações públicas no Município de Sorocaba;
INSTRUI:
Art. 1° A presente Instrução Normativa dispõe sobre as rotinas de trabalho a serem observadas pelas Secretarias e entidades da estrutura da Administração Direta e Indireta do Município, objetivando a implantação de procedimentos a serem adotados nas contratações públicas no Município de Sorocaba, visando:
I — Padronizar os procedimentos administrativos, quanto às rotinas para a realização das contratações públicas, em todas as modalidades de licitação, no Município de Sorocaba;
II — Disciplinar prazos;
III – Definir responsabilidades nos atos administrativos;
IV – Adequar e fazer cumprir o disposto na Lei Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021 (Lei de Licitações e Contratos);
V — Operacionalizar procedimentos.
Art. 2° Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
I — Instrução Normativa — Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução das atividades e rotinas de trabalho;
II – ETP (Estudo Técnico Preliminar) – Documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem por objetivo, demonstrar a real necessidade da contratação, analisando viabilidade técnica de implementá-la, bem como orientar o arcabouço básico para a elaboração do Termo de Referência e Memorial Descritivo;
III – Termo de Referência – Documento que consta o conjunto de informações necessárias de forma clara e suficiente, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto da contratação pretendida;
IV – Valor Estimado – Documento que contém de forma sistematizada a pesquisa de mercado com os valores aferidos (na forma do Art. 23 da Lei Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021 e IN SEAD 02/2023), que comporão a estimativa do custo da contratação;
V – Listas de Verificação – Documentos que visam orientar os responsáveis pelo controle interno setorial das secretarias municipais, quanto aos documentos exigidos e etapas a serem cumpridas em cada procedimento, dando suporte para realização do exame preliminar de conformidade das contratações públicas.
Art. 3° Compete às Secretarias:
I – Realizar pedido de abertura de Solicitação de Compras/Serviços de Procedimento Licitatório/ Dispensa de Licitação junto a Secretaria de Administração, mediante ofício, acompanhado de Estudo Técnico Preliminar, Listas de Verificação, Termo de Referência, Projeto Básico e/ou Memorial Descritivo (quando couber), Valor Estimado com estudo de mercado/orçamento, bem como demais documentos técnicos para instruírem a solicitação de Compra;
Parágrafo único: As Solicitações de Compra de quaisquer objetos, que coincidirem em sua finalidade contratação emergencial com mandado judicial, seguirá o disposto neste inciso, observando integralmente as orientações expressas na IN SEAD 02/2023 quanto à exigência documental.
II – Efetuar o cadastro da Solicitação de Compra no sistema SIAM, assim como o preenchimento dos valores / pré-cotação e anexação dos documentos relacionados no inciso I deste Artigo.
III – Elaborar o Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência e Memoriais Descritivos em consonância aos produtos previamente cadastrados no sistema, respeitando integralmente sua especificação.
Parágrafo Único: Não sendo possível utilizar os produtos previamente cadastrados no sistema, sendo por defasagem de descrição ou a inexistência do Material ou Serviço, deverá a Secretaria demandante:
a) Em caso de Material, submeter à Divisão de Administração de Materiais – SEAD, mediante a justificativa e pesquisa de mercado, a análise para alteração / atualização do item ou cadastro do novo produto;
b) Em caso de Serviço, Solicitar à Divisão de Compras – SEAD, mediante a justificativa e Termo de Referência do objeto da compra, a análise para alteração / atualização do item ou cadastro do novo serviço.
IV – Encaminhar as solicitações de Renovação, Prorrogação, Troca de Marca, Reequilíbrio, Aditivos, Supressões e quaisquer alterações contratuais em tempo hábil, (mínimo de 90 dias), para a formalização do ato e com toda a documentação necessária, sendo:
a) Nos casos de Renovações / Prorrogações:
1. Justificativa motivada com anuência do Secretário da pasta;
2. Aceite formal da contratada;
3. Cronograma físico-financeiro;
4. Pesquisa de Mercado, conforme disposto na IN SEAD 02/2023;
5. Reserva orçamentária;
6. Lista de Verificação do Controle Setorial;
7. Revalidação da habilitação da empresa.
b) Nos casos de Troca de Marca:
1. Pedido de troca de marca, devidamente assinado pelo representante legal da contratada;
2. Justificativa motivada do pleito, com comprovação;
3. Aceite da Secretaria gestora, com anuência do Sr. Secretário;
4. Comprovação da regularidade técnica do produto, conforme solicitado no procedimento licitatório, se for o caso;
5. Pesquisa de mercado, de acordo com a Instrução SEAD nº 02/2023.
6. A alteração contratual poderá ser formalizada por apostilamento, na hipótese da troca de marca ocorrer para apenas uma entrega.
c) Para concessão de um reequilíbrio é necessário que a empresa o solicite, encaminhando documento formal, original ou com assinatura digital, devendo constar:
1. Valor requerido, se possível com índice;
2. Justificativa, que deve ser comprovadamente um fato desconhecido na assinatura do contrato;
3. Apresentação de documentos comprobatórios, acompanhados de notas fiscais.
d) Nos casos de Aditivos e Supressões:
1. Justificativa motivada com anuência do Secretário da pasta;
2. Cronograma físico-financeiro atualizado;
3. Planilhas de quantidades e preços atualizadas, com especificação dos quantitativos acrescidos e suprimidos;
4. Memória de calculo do total aditado/suprimido, com percentual total. Limitado a 25% do valor inicial atualizado do contrato ou 50% no caso de reforma de edifícios ou equipamentos;
5. Aceite da contratada, no caso de supressões superiores a 25%;
6. Pesquisa de Mercado, conforme disposto na IN SEAD 02/2023, no caso de inclusão de novos serviços (extracontratuais);
7. Reserva orçamentária (quando couber);
8. Lista de Verificação do Controle Setorial.
e) O deferimento ou indeferimento será efetuado e comunicado pela Secretaria de Administração, e é vedada a autorização de quaisquer outros setores ou Secretarias, sendo que caso isto ocorra, esta aprovação será declarada nula, podendo ser instaurado procedimento administrativo para averiguação do ocorrido.
f) Caso as solicitações de alteração contratual sejam indeferidas e a contratada deixe de cumprir com as obrigações contratuais, a mesma será ADVERTIDA pelo(a) Secretário(a) de Administração.
V – Atender a requisições da Secretaria de Administração para o saneamento de vícios eventualmente constatados, e atuar em colaboração com a celeridade do procedimento licitatório;
VI – Prestar esclarecimentos quando solicitado.
Art. 4° Compete à Secretaria de Administração:
I – Autorizar a realização de licitações, em todas as modalidades, definindo-as na forma da Lei, incluindo as dispensas de licitações, decorrentes da requisição das Secretarias interessadas;
II – Realizar as cotações e pesquisa de mercado, para as compras emergenciais, observando o disposto no Parágrafo Único do Inciso I, Art. 3º desta Instrução Normativa;
III — Nomear agentes, equipes de apoio e comissões a fim de atender aos desígnios da LEI Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021, conforme requisito disposto na referida Lei;
IV – Promover o cadastro e atualização de produtos e serviços em sistema, analisando as especificações solicitadas, por meio da Divisão de Administração de Materiais (material) e Divisão de Compras (serviço).
V — Desempenhar outras atribuições e afins.
Art. 5° – Dos requisitos mínimos da pesquisa de mercado:
I – O procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública municipal, seguirá o disposto da IN SEAD 02/2023;
II – Sempre que o objeto da contratação for de caráter composto e/ou de fornecimento de serviços com mão de obra, deverá à pesquisa de mercado, ser encaminhada em planilha aberta, detalhando os custos e encargos sociais inerentes a prestação de serviço.
III – A pesquisa para composição de preços para contratação de Serviços e Obras de Engenharia, seguirá o disposto no Parágrafo Segundo do Art. 23 da Lei 14133/2021.
IV – Todas as compras cujo valor estimado exceder os limites estabelecidos nos incisos I e II, do Art. 75. da Lei 14133/2021, serão submetidos à análise do Núcleo de Avaliação de Compatibilidade de Preços (NACP), conforme portaria SEAD 03/2024, que em caso de conformidade, dará continuidade ao fluxo ordinário de compra.
Parágrafo Único: No caso de constatação de incompatibilidade no valor estimado, o Núcleo de Avaliação de Compatibilidade de Preços, retornará a Solicitação de Compra ao demandante para ampliação da pesquisa de mercado, ou elaboração de justificativa devidamente fundamentada.
Art. 6° – Os procedimentos para a realização de contratações públicas obedecerão ao fluxo do ANEXO I, perscrutando à seguinte rotina:
I — As Secretarias devem enviar a solicitação de Compras/Serviços à Secretaria de Administração, mediante ofício, juntamente de Estudo Técnico Preliminar, Listas de Verificação, Termo de Referência, Projeto Básico e/ou Memorial Descritivo (quando couber), Valor Estimado com estudo de mercado/orçamento, bem como demais documentos técnicos que se mostrem necessários ao procedimento licitatório.
a) Quando se tratar de aquisição de material ou serviço com complexidade que extrapole a competência analítica do interessado, com alto grau de especificação técnica, a secretaria solicitante deverá submeter objeto de compra para análise dos setores especializados, juntando o registro desta análise na documentação inicial, conforme suas competências, para abertura do processo de compra, conforme segue:
1. Compras de serviços, materiais e/ou equipamentos de informática, softwares, telefonia e outros correlatos, serão avaliados pela CATIC – Comissão de Análise de Compra de Equipamentos e Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – SEAD;
2. Compras ou locações de veículos, máquinas ou equipamento de tração mecânica, materiais ou insumos correlatos, serão avalizados pela Divisão de Apoio Administrativo e Operacional – SEAD;
3. Compra de Equipamentos de Proteção Individual e serviços correlatos, serão avalizados pela SST – Seção de Segurança do Trabalho – SERH;
4. Outros departamentos poderão ser consultados em casos não previstos nesta IN, cuja função seja aderente ao objeto da compra.
b) As Solicitações de Compra em que o valor final for composto por rateio, deverão as secretarias usuárias do serviço em comum, cadastrar a Solicitação SIAM e indicar fonte de Recursos, separadamente, para posterior aglutinação durante a fase licitatória.
II – A Secretaria de Administração — SEAD, ao receber o oficio, submeterá o pedido a aprovação da(o) Sr.(a) SEAD que, em caso de autorização, dará continuidade ao fluxo ordinário;
III – As contratações de bens e serviços relacionadas a TI serão encaminhadas para análise da Área de Tecnologia da Informação e após, se aprovada, emitira autorização para continuidade;
IV – Todos os casos que não forem aprovados e necessitarem de adequações apontadas pelos técnicos da Secretaria de Administração, deverão ser providenciados e devolvidos em conformidade para possibilitar o andamento do processo com maior brevidade possível.
Art. 7° – As secretarias interessadas deverão analisar os editais, adequar os documentos, avaliar propostas e documentos técnicos de habilitação, prestar esclarecimentos a SEAD quando solicitados e adotar, sempre que provocada, providências nos processos de compra respeitando os prazos, conforme:
I – Processos relacionados a contratação de Hardware, Software e demais objetos relacionados a Tecnologia da Informação: retornar a SEAD em até 5 dias úteis;
II – Processos relacionados a contratação e Obras e Serviços de engenharia: retornar a SEAD em até 5 dias úteis;
III – Processos relacionados a contratação de serviços técnicos especializados e/ou de maior complexidade: retornar a SEAD em até 5 dias úteis;
IV – Aquisições, fornecimentos, serviços e outros de carater comum: retornar a SEAD em até 02 (dois) dias úteis;
V – Nos casos de modalidades eletrônicas de licitação, o prazo para análise de proposta e documentos de habilitação deverá ser efetuada e retornar em até 01 (um) dia útil;
VI – Alterações contratuais, questionamentos jurídicos, solicitação de complemento financeiro, atos relacionados à prorrogação, aditivos contratuais, renovação contratual: retornar a SEAD em até 02 (dois) dias úteis;
VII – Notas Fiscais (DANFE ou NFE) e documentos acessórios, quando o material não for recebido pelos Almoxarifados desta Prefeitura, devem ser encaminhados a SEAD em até 5 dias úteis.
Art. 8° Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos Secretaria de Administração, assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação, bem como manter o processo em melhoria contínua.
Art. 9° – As Solicitações de Compra elaboradas a partir de 01/01/2024 até a data de publicação desta Instrução Normativa serão devolvidas aos setores em caso se necessidade readequação.
Art. 10. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando as seguintes Instruções Normativas:
I – IN SEAD 07/2015;
II – IN SEAD 17/2021.
Art. 11. A presente Instrução Normativa fica firmada em 03 (três) vias de igual teor e forma para todos os efeitos legais.
Palácio dos Tropeiros, em 28 de fevereiro de 2024, 370° da Fundação de Sorocaba.
LUCIANA MENDES DA FONSECA
SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO