Administração

Manual Solicitação de Compra

Esse manual contém informações para preencher o formulário de Solicitação de Compras no SIM.

📌 Lembrete

Antes da Solicitação é preciso definir a Especificação do Objeto

É fundamental ter bem definido o que será adquirido ou contratado, afinal é através da Especificação que os fornecedores podem compreender a necessidade da Prefeitura e apresentar orçamentos e propostas com preços adequados para uma competição justa.

Qualquer pessoa tem o direito de questionar a Administração. Uma especificação mal elaborada, ou direcionada para um único fornecedor, pode resultar até mesmo no cancelamento do edital publicado. Um atraso que pode ser evitado.

Há várias boas práticas sobre especificação em nosso Manual Especificação de Material que podem ser utilizadas até mesmo em contratações de serviço.

Recomendamos que priorize a compra de materiais já cadastrados no Catálogo de Produtos do SIM, pois sua especificação já teve a qualidade assegurada em outras licitações. Esta prática também incentiva a padronização, evitando do catálogo ficar inchado com materiais muito similares. Para isso utilize nosso Manual Pesquisar no Catálogo de Produtos do SIM.

Após pesquisar no Catálogo é possível que precise adequar alguma característica, adicionando ou removendo parte do texto, ou mesmo que não encontre nada similar ao que precisa adquirir. Nestes casos utilize o Manual Solicitar Cadastro ou Alteração de Produto no Catálogo.

 Lembrete

Pesquisa de Preço

Conforme a Instrução Normativa nº 14/21 a responsabilidade sobre a Pesquisa de Preço é compartilhada:

  • Todas as solicitações serão acompanhadas de, no mínimo, 02 orçamentos válidos. Cabendo à Seção de Orçamentos ampliar a pesquisa;
  • Devem ser acompanhadas de 03 orçamentos contratações de Mandado Judicial, Medicamentos e Produtos veterinários ou aquelas cujo valor seja de até R$ 10.000,00;
  • Contratações que se enquadrem no inciso IV, artigo 24 da lei 8.666/93 terão a pesquisa de preço feita integralmente pela Seção de Orçamentos.

Orçamento válido

A instrução também caracteriza que é um orçamento válido aquele que estiver “em papel timbrado da proponente, constando nele, no mínimo, o CNPJ da Empresa, nome do responsável, endereço, telefone. As propostas devem estar assinadas e datadas”.

Para fornecimento de serviço com mão de obra ou contratação composta deve constar orçamento em planilha aberta detalhando custos e encargos sociais inerentes a prestação de serviço.

Também recomendamos que e-mails com negativas dos fornecedores também sejam anexados.

Termo de Referência

É o documento elaborado pela Administração Pública que contém os elementos necessários, suficientes e com precisão adequada para caracterizar o objeto de uma licitação. Além da Especificação do Objeto ele também contém as condições do fornecimento ou contratação sendo estes:

📝 Justificativa da Contratação

Deve expressar o motivo pelo qual a Administração Pública está realizando a contratação. Exemplo: substituição de um contrato a vencer, atendimento a uma nova demanda, emergência pelo Estado de Calamidade, etc.

📦 Prazo e Local de Entrega

Deve estar claro em quanto tempo o contratado deverá entregar o objeto a partir da Autorização de Fornecimento ou Ordem de Início. Além de qual local, ou locais, onde será feita a entrega.

Estes aspectos também são importantes para a elaboração das propostas dos fornecedores.

 

👩🏽 Informações sobre os Fiscalizadores

Necessariamente são servidores com conhecimento técnico, que estarão na linha de frente para conseguir fiscalizar os prazos, quantidade e qualidade do material ou serviço.

📅 Cronograma Físico-Financeiro

Também conhecido como Cronograma de Desembolso que representa as etapas do contrato dentro de um período. Num contrato de fornecimento de material, com entrega mensal, ele estimará o quanto poderá ser entregue a cada mês.

 

Instrução Normativa nº 14/21 deixa claro que a Secretaria deve certificar aos fornecedores condições e prazos de entrega exequíveis e compatíveis com a realidade do mercado. Caso a Pesquisa de Mercado da Seção de Orçamento indique que o Termo de Referência está inexequível este poderá ser devolvido à secretaria para adequação.

📌 Lembrete

 

Solicitação de Compra no SIM

⚠️ Este procedimento só pode até o dia 10 de cada mês.

Abra o Sistema SIM

Abra o SIM e escolha entre as aplicações abaixo de acordo com o objeto da licitação:

  • 06.05.12 – Solicitação de Compra – Consumo
  • 06.05.13 – Solicitação de Compra – Permanente
  • 06.05.14 – Solicitação de Compra – Serviço

Caso não possua o SIM ou a aplicação correspondente mande um e-mail para o Suporte Técnico.

Aba Solicitação

Vá em 📄 Novo. Em Tipo de Compra e determine entre:

  • Empenho, para aquisições de entrega única;
  • Contratos, para fornecimento com várias entregas;
  • Utilize as opções ‘Dotação LDO (Ano Seguinte) para compras do ano seguinte, porém é necessário preencher a previsão do fornecimento na aba Finalidade.

Em seguida escolha a Modalidade de Compra. No campo Unidade Solicitante clique no botão 🔎 para pesquisar a unidade. Se a unidade desejada não aparecer no campo de pesquisa é necessário solicitar liberação para seu usuário por e-mail.

O campo Almoxarifado é utilizando somente para entregas em algum dos locais cadastrados, se a entrega será em outro local selecione Almox Usuário Final. Neste caso será necessário informar o local de entrega.

Caso haja vários locais de entrega, informa o mesmo setor do campo Unidade Solicitante.

Preencha o campo Vl. Compromete no Ano. Em Resumo da Solicitação seja conciso: informe o nome da sua secretaria e seu setor

Aba Solicitação totalmente preenchida.

Provavelmente haverá a emissão de um aviso, conforme abaixo. Demonstrando que o campo Unidade Gestora é diferente do Unidade Solicitante, da aba anterior. Selecione Não.

Aviso de que o campo ‘Unidade Gestora’ é diferente do ‘Unidade Solicitante’.

É muito importante garantir que os campos Funcional Programática e Ação do Programa de Trabalho sejam preenchidos corretamente, para garantir que esta compra seja feita em conformidade com as definições da Lei Orçamentária Anual (LOA). O Campo ID_CLASS_DESPESA deve ser preenchido em conformidade com a natureza do material a ser adquirido.

Aba Observações

Utilize este campo para colocar as informações constantes no Termo de Referência como prazo, local de entrega e os fiscalizadores.

Aba Finalidade

Preencha com a Justificativa da contratação. Também preencha o campo Período de Fornecimento (Meses).
Clique em Salvar. Não esqueça de anotar o Número da Solicitação de Compra.

Aba Orçamento totalmente preenchida.

📌 Lembrete

  • Preencha as informações da Solicitação de acordo com o planejamento da LOA;
  • Anote o Número da Solicitação de Compra.

Itens da Solicitação

Aba Itens

Na Aba Itens clique no botão 📄 Novo, uma nova janela abrirá.

Janela para Pesquisa de Cadastro de Itens na Solicitação de compra

Utilize o botão 🔍 para conseguir pesquisar os códigos cadastrados no Catálogo de Produtos, seja pelo Código Reduzido ou pela Descrição. Após selecionado clique em OK. Agora você poderá indicar o valor e a quantidade a ser comprada. O próprio sistema calculará o valor total.
Ao utilizar um código de serviço vá para a Aba Descrição e preencha o campo com as informações do Termo de Referência.

📌 Lembrete

  • Em contratações de serviços evite utilizar o código 00177S. Procure por um cadastro que mais se aproxima da sua necessidade.
  • Se necessário solicite o cadastro de um código novo.
  • Ao cadastrar um serviço na Aba Itens preencha a quantidade correta:
    • ❌ 01 serviço de manutenção para 05 ventiladores.
    • ✔️ 05 serviços de manutenção de ventilador.

Exclusividade para ME-EPP

Lei Complementar 123/2006 determina a necessidade de cota para empresas ME e EPP em licitações de Bens de Natureza Divisível. Lotes até R$ 80.000,00 serão exclusivos para ME e EPP, para lotes com valor superior deve-se estabelecer uma ‘cota reservada’ destinada a ME e EPP cujo valor será de até 25% do original, limitado a R$ 80.000,00.

📌 Lembrete

Bens de natureza divisível são aqueles que podem ser adquiridos separadamente, em licitação por item, sem que isso afete a qualidade do produto ou serviço final.

Por exemplo: numa licitação cujo Lote 01 Item A seja de R$ 80.000,00 e o Lote 02 Item B de R$ 500.000,00 pela nova lei no edital constará:

  • Lote 01 Item A – R$ 80.000,00 (exclusivo ME/EPP);
  • Lote 02 Item B – R$ 420.000,00; (cota principal)
  • Lote 03 Item B – R$ 80.000,00 (cota reservada ME/EPP).

Esta exigência não se aplica nos seguintes casos:

  • Não houver, no mínimo, 03 empresas sediadas na região capazes de cumprir o edital;
  • Quando não for vantajoso ou causar prejuízo à Administração;
  • A licitação for dispensável ou inexigível

Tramitação da Solicitação

Para finalizar a solicitação clique no botão 📨 Tramitar. Na nova janela vá em Documento Vinculado e clique em 📎 para anexar o Termo de Referência e os demais documentos pertinentes.

Devem ser anexados no SIM, além dos orçamentos:

Ofício à Secretaria

Conforme a Instrução Normativa nº 14/21 é necessário um ofício impresso à SEAD requisitando a abertura de processo licitatório, ou dispensa, contendo as seguintes informações:

  • Número da Solicitação de Compra no SIM;
  • Solicitação de Compra impressa e assinada;
  • Termo de Referência preenchido e assinado;
  • Os orçamentos válidos, conforme exigência;
  • Demais documentos pertinentes.

Encaminhe o ofício ao Gabinete da Secretaria da Administração. A documentação passará por análise técnica a fim de garantir que as informações da Solicitação de Compra e do Termo de Referência estão coerentes, precisas e suficientes para realizar Pesquisa de Mercado.

Quando a Pesquisa de Preço estiver concluída a Solicitação de Compra retornará para que consiga solicitar reserva financeira.

Solicitação de Reserva Financeira

Solicite-a ao setor encarregado em sua secretaria com as seguintes informações:

  • Nº da Solicitação de Compra;
  • Descrição da Solicitação;
  • Nº da Dotação a ser utilizada;
  • Valor a ser reservado.

Informe o número da reserva na tramitação da Solicitação de Compra, que seguirá para análise da Controladoria.

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